4. Identificación y evaluación de riesgos

En el contexto de las actividades realizadas por Hybrix SpA, los riesgos principales asociados a delitos como cohecho, corrupción, lavado de activos o incompatibilidades son de baja probabilidad e impacto en comparación con otros sectores; sin embargo, resultan particularmente relevantes en el marco de las contrataciones con organismos públicos, donde la normativa exige altos estándares de probidad y transparencia.

A continuación, se presenta una matriz simplificada que identifica los riesgos más significativos, su evaluación cualitativa y las medidas preventivas asociadas:

5. Políticas y procedimientos preventivos

Hybrix SpA adopta una política de tolerancia cero respecto de regalos y hospitalidades.

Queda estrictamente prohibido aceptar o ofrecer regalos, invitaciones, hospitalidades, atenciones o cualquier beneficio de cualquier monto o naturaleza, ya sea directo o indirecto, proveniente de clientes, proveedores, funcionarios públicos o terceros relacionados con las actividades de la empresa.

• No se admiten excepciones por gestos de cortesía, bajo valor simbólico o cualquier otra justificación.
• Queda prohibido recibir o entregar elementos como obsequios, comidas, entradas a eventos, descuentos especiales o cualquier ventaja que pueda interpretarse como influencia en decisiones comerciales o contractuales.
• En caso de recibir un regalo no solicitado, este debe ser rechazado cortésmente y, si no es posible devolverlo inmediatamente, informarlo al Encargado de Integridad para su devolución o donación a entidad benéfica, registrando el hecho.

El objetivo es eliminar cualquier apariencia de conflicto de interés o influencia indebida, reforzando el compromiso absoluto con la probidad y transparencia.

El incumplimiento de esta política será considerado falta grave y sancionado conforme a lo establecido en la sección 9.

6. Designación de responsable

Dada la estructura de Hybrix SpA, se designa como Encargado de Integridad (o Compliance Officer) al Representante Legal o socio principal de la empresa. Esta designación asegura que la responsabilidad recaiga en la máxima autoridad, garantizando compromiso directo desde la gerencia y facilitando la implementación efectiva del presente programa.

Funciones principales del Encargado de Integridad

El Encargado de Integridad tendrá las siguientes responsabilidades específicas:

• Supervisar la implementación y cumplimiento continuo del Programa de Integridad y Ética Empresarial, verificando que todas las políticas, procedimientos y controles se apliquen en el día a día.
• Recibir, revisar y gestionar las denuncias presentadas a través del canal ético, coordinando las investigaciones internas necesarias de manera confidencial, imparcial y oportuna.
• Planificar, organizar y ejecutar las capacitaciones anuales obligatorias, así como las inducciones para nuevo personal, asegurando registros adecuados de participación.
• Revisar y actualizar periódicamente el programa (al menos una vez al año o ante cambios normativos relevantes), incorporando nuevos riesgos identificados o modificaciones legales (ej.: actualizaciones en Ley 19.886, Ley 20.393 o guías de ChileCompra/Contraloría).
• Reportar directamente a la gerencia (o socios, según corresponda) cualquier incidencia, irregularidad o riesgo detectado, proponiendo medidas correctivas inmediatas.
• Mantener los registros del programa (declaraciones, capacitaciones, matriz de riesgos, investigaciones) actualizados y accesibles en la carpeta compartida interna.

El Encargado de Integridad actuará con plena autonomía en el ejercicio de sus funciones, sin interferencias, y contará con autorización para escalar temas críticos. No podrá ser sancionado ni sufrir represalias por el cumplimiento fiel de sus deberes.

En caso de ausencia temporal del Encargado, sus funciones serán asumidas por el socio restante o persona designada expresamente por escrito. La designación actual es efectiva desde la aprobación de este programa y será comunicada a todo el personal.

7. Capacitación y difusión

Hybrix SpA considera la capacitación y difusión como pilares fundamentales para garantizar que el Programa de Integridad sea conocido, comprendido y aplicado efectivamente por todo el personal, en cumplimiento con los requisitos de aplicación real exigidos por la normativa.

Plan anual de capacitación y difusión

• Capacitación obligatoria anual: Todo el personal debe participar en una sesión de capacitación de al menos 2 horas, realizada preferentemente en el primer trimestre del año. Los temas incluyen revisión completa del Programa de Integridad, análisis de riesgos identificados, detalle del Código de Ética, políticas preventivas y uso del canal de denuncias. La capacitación puede ser presencial o virtual, y será impartida por el Encargado de Integridad o un experto externo si es necesario.
• Inducción para nuevos empleados: En el primer día laboral, todo nuevo integrante recibe una copia digital del programa completo y una sesión de inducción específica (mínimo 1 hora) sobre sus obligaciones éticas. Debe firmar inmediatamente una declaración de recepción y compromiso con el programa.
• Difusión continua:
  • Copia digital del programa enviada por correo electrónico a todo el personal al inicio de cada año y ante cualquier actualización.
  • Discusión breve del programa o temas éticos en al menos una reunión mensual de equipo, registrando la asistencia y temas tratados.
  • Recordatorios periódicos vía correo o mensajes internos sobre principios clave y el canal de denuncias.

8. Canal de denuncias

Hybrix SpA implementa un canal ético confidencial, independiente y seguro para reportar irregularidades, fomentando una cultura de denuncia responsable.

• Medio principal: Correo electrónico dedicado denuncias@hybrix.cl, accesible exclusivamente por el Encargado de Integridad (configurado con restricciones técnicas para garantizar confidencialidad).
• Opción anónima: Las denuncias pueden realizarse de forma anónima; no se requiere identificación del denunciante.
• Protección contra represalias: Queda estrictamente prohibida cualquier forma de sanción, discriminación, despido o trato desfavorable contra quien denuncie de buena fe, incluso si la investigación no confirma los hechos. Cualquier represalia será considerada falta grave.
• Alcance de las denuncias: Pueden referirse a violaciones del Código de Ética, riesgos identificados, irregularidades en procesos, sospechas de cohecho, conflictos de interés o cualquier conducta contraria al programa.
• Accesibilidad: El canal está disponible para empleados, colaboradores, proveedores, clientes y terceros. La existencia y forma de uso del canal se comunica en capacitaciones, inducciones y documento del programa.

El Encargado garantiza respuesta oportuna y seguimiento confidencial.

9. Investigación de denuncias y sanciones

Toda denuncia recibida será investigada de manera estructurada y justa.

Procedimiento de investigación

• Recepción: El Encargado acusa recibo en máximo 5 días hábiles (si la denuncia no es anónima), informando el inicio del proceso.
• Investigación: Se realiza de forma confidencial, imparcial y objetiva, recopilando evidencia necesaria (documentos, testimonios). Plazo máximo: 30 días corridos, prorrogables excepcionalmente por complejidad.
• Resolución: Se emite informe escrito con conclusiones, medidas correctivas y, si corresponde, sanciones. Se notifica al denunciante (si identificado) y al involucrado, respetando confidencialidad.

En casos que configuren delito (ej.: cohecho, lavado), la empresa denunciará a las autoridades competentes.

Sanciones disciplinarias

Según gravedad de la infracción confirmada:

• Amonestación escrita.
• Suspensión temporal sin goce de sueldo.
• Terminación de contrato o relación laboral.

Las sanciones se aplican proporcionalmente y se registran internamente.

10. Monitoreo, auditoría y mejora continua

Hybrix SpA asegura la vigencia y efectividad del programa mediante monitoreo permanente.

• Revisión anual: El Encargado evalúa efectividad revisando registros de capacitaciones, declaraciones firmadas, denuncias recibidas y resoluciones.
• Auditoría interna simple: Verificación anual de cumplimiento, incluyendo revisión de documentos y entrevistas breves al personal.
• Mejora continua: El programa se actualiza según resultados de revisiones, cambios legales (ej.: modificaciones en Ley 20.393 o Reglamento Ley 19.886) o nuevos riesgos identificados.

La efectividad se mide principalmente por ausencia de incidencias graves, número de denuncias gestionadas y feedback positivo del personal en capacitaciones. Cualquier deficiencia detectada genera plan de acción correctivo inmediato.